Auftragsverarbeitung (AVV)

Muster – vor Verwendung rechtlich prüfen lassen. Die unterschriebene Fassung erhält jeder Kunde bei Vertragsschluss.

Gegenstand

Rufbereit nimmt im Auftrag des Kunden (Betrieb) Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und Website-Chats entgegen, erfasst Anfragen und leitet sie an den Kunden weiter.

Art der Daten und Betroffene

Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail, Adresse), Inhalt der Anfrage, Gesprächsabschriften, Termine. Betroffen sind Kundinnen und Kunden bzw. Interessenten des Betriebs.

Dauer und Löschung

Für die Laufzeit des Vertrags. Gesprächsabschriften werden nach der vom Kunden gewählten Frist (Standard 90 Tage) automatisch gelöscht; nach Vertragsende werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder herausgegeben.

Technische und organisatorische Maßnahmen

• Hosting in der EU (Google Cloud, Frankfurt/Belgien), Verschlüsselung bei Übertragung (TLS) und Speicherung.
• Zugang nur mit persönlichem Login; Passwörter mit scrypt gehasht; Zugriffe der Betreiber nur zur Einrichtung und Fehlerbehebung.
• Keine Sprachaufzeichnung; keine Nutzung der Daten zum Training von KI-Modellen.
• Prüfung der Signatur aller Telefonie-Webhooks.

Unterauftragsverarbeiter

• Google Cloud EMEA Ltd. (Hosting, ggf. KI-Modell über Vertex AI in der EU)
• Anthropic PBC (KI-Modell, falls nicht über Google Cloud)
• Twilio Ireland Ltd. (Telefonie, WhatsApp, Sprachdienste)
• Resend Inc. (E-Mail-Versand)